滞在申請
共同利用観測や測定、会議等のため岡山分室や岡山天文台に来室・来台する場合、事前に仮眠室や食事の用意等を確認するため、滞在申請書(兼 旅費申請書)を提出してください。
※2023年3月27日：滞在申請書のフォームを更新しました。必ず最新のものをダウンロードしてお使いください。
滞在日程が確定したら来室・来台者各自が記入し、電子メールにて来室の10日前必着で(ToO観測のために来室する場合は滞在することが決まったらすぐに)、岡山分室事務担当者（ okayama-jimu_[at]_ml.nao.ac.jp （_[at]_を@に変えてください。メールアドレスが2024年9月から変更になりましたのでご注意ください。））までお送りください。ただし、せいめい望遠鏡共同利用観測のための来室を優先いたしますので、必ずしも希望通りに仮眠室の予約ができるとは限りません。
滞在申請書(兼 旅費申請書)を受け付けた際は、岡山分室事務担当者より『滞在申請書(兼 旅費申請書)受領』の通知を電子メールにてお送りいたします。数日経っても受領通知が届かない場合には電話にて確認をお願いします。
〇滞在に関わる費用（ 価格には消費税相当額を含む。 ）
| 昼食 | 夕食 | 夜食 | 雑費* | 合計 | |
| 平日 | 380円 | 430円 | 270円 | 600円** | 1,680円** |
| 土・日・祝休日 | 自炊 | 自炊 | 270円 | 600円** | 870円** |
＊雑費は消耗品・シーツクリーニング代金などで、泊数で計算します。
** 昨今の諸物価の上昇に伴い、2024年7月1日利用分から価格を改定します。
〇記入・提出上の注意
- 「夜食」とは、夕食後次の日の昼食までにとる食事のことです。
- 土・日曜日、祝日の昼食・夕食は自炊となっていますので、食事欄には記入しないでください。例えば、日曜日の昼に来室した場合、食事は日曜日の夜食からとなります。
- 記入例 （7月20日(日)の11時に到着し、7月25日(金)8時に出発の場合）
- 滞在期間：7月20日11時着 ～ 7月25日8時 発
- 食事予定：7月20日夜食 から 7月24日夜食 まで
- 岡山分室食堂ではできるだけ安価に食事を提供するため、予約数量に基づいた食材購入を行っています。予約した食事のキャンセル・変更等は遅くとも3営業日前（土・日・祝日を除く）の正午までにお願いします。それ以降のキャンセルは、食事代をいただきますのでご注意ください。
- 来室・来台時間はできるだけ正確にご記入ください。また、来室が土・日・祝日・夜間等、受付時間外になる場合、および提出後に変更になった場合は必ずご連絡ください。
- せいめい望遠鏡共同利用観測のための来室・来台は、滞在申請書(兼 旅費申請書)_9.滞在目的欄に、proposal ID.、PI氏名を必ず記入してください。
共同利用観測に大学院生のみで来室・来台する場合の注意点 （※2022年9月改定）
以下の条件を満たす場合、大学院生のみによる観測を受け入れます。
- 二名以上で観測を行うこと(※1)
- 少なくとも一名は岡山天文台現地でせいめい望遠鏡を使った主体的観測経験があること
- 観測に参加するそれぞれの大学院生の指導教員が所定の様式の宣誓書を提出していること
宣誓書は各観測ラン開始の10日前までに(ToO観測の場合は観測に来ることが決まったらすぐに)指導教員から直接 seimei-openuse@ml.nao.ac.jp へ提出するようPIが手配してください(メールアドレスが2024年9月から変更になりましたのでご注意ください)。
※1: ToO観測の場合は、クラシカル課題の観測者がToO観測実施中に岡山天文台で待機することが可能な場合に限り、大学院生1名のみでも岡山天文台に観測に来ることができます。ToO観測のために大学院生1名のみで岡山天文台に来る場合は、観測体制についてクラシカル課題のPIにも事前に相談し了解を得てください。
旅費手続き
せいめい望遠鏡共同利用観測のために来室・来台する日本の大学および研究機関に所属する研究者、大学院生は、原則として1課題あたり2名分まで旅費支給の申請をすることができます。また、連続した観測期間が6日を超える場合（※2）は、交代の観測者の旅費として6日を超えるごとに1名分の旅費を追加で申請することができます。この枠を超える人数の観測者および海外の機関に所属する研究者については、各自の研究費（科研費等）から旅費を用意して下さい。
※2：共同利用時間に予め割り当てられた観測日(共同利用DDTへの追加割り当てを含む)を対象とし、半夜など1夜未満の割り当ても1日とカウントします。
〇旅費支給申請方法
- 滞在申請書は、旅費支給申請も兼ねています。別途、旅費のみの申請は必要ありません。
- せいめい望遠鏡共同利用観測のための旅費支給申請は、滞在申請書_10.旅費経費区分で『□ 岡山共同利用経費』に☑を入れてください。
〇国立天文台からの旅費支給が初めての方、所属先等の変更があった方
- 振込先等の登録・変更のため『振込⼝座届出書』を提出してください。
- 振込⼝座届出書を郵送する場合の送付先：〒181-8588 東京都三鷹市大沢2-21-1 国立天文台 事務部 経理課経理係 宛
- 滞在申請書・旅費手続きに関する連絡先：〒719-0232 岡山県浅口市鴨方町本庄3037-5 国立天文台 ハワイ観測所岡山分室 共同利用担当
- 電話：0865-44-2155（代表） ※受付時間：平日 9:30-16:30
- E-mail：okayama-jimu_[at]_ml.nao.ac.jp （_[at]_を@に変えてください。2024年9月からメールアドレスが変更になりました。）
申請書フォーム
※必ず最新版をダウンロードして記入・提出して下さい。
滞在費(食費・雑費)の支払い
滞在費のお支払い方法は、以下の3通りです。
〇旅費と相殺
国立天文台（三鷹地区含む）およびアストロバイオロジーセンターから旅費支給を受けて滞在する場合は、原則として、滞在費は旅費支給額より差し引かせていただきます。このため滞在費のお支払いは不要です。
〇 銀行振込み
離室後、事務部財務課より請求書（原則公印省略）をメール添付にてお送りいたします。
請求書が届きましたら、支払い期限内に銀行振込みにてお支払いください。なお、振込手数料はご本人様負担となっております。また領収書につきましては、金融機関が発行する振込明細書をもって国立天文台の領収書に代えさせていただきます。
支払い期限を過ぎると延納利子が加算される場合がありますので、必ず期限内にお支払いください。
〇国立天文台事務部(東京都三鷹市)での現金払い
離室後、事務部財務課より請求書をメール添付にてお送りいたします。
請求書が届きましたら、支払い期限内に三鷹事務部(財務課監査担当 専門職員：内線 3960)に事前連絡のうえ、現金にてお支払いください。